PELmatic visselblåsarpolicy
Pelmatic AB visseblåsarpolicy
Inledning
Pelmatic AB anser att det är samtliga anställdas plikt att göra allt för att minimera risken för misskötsel inom verksamheten samt att så snabbt som möjligt agera när brister upptäcks. Genom en öppen och ansvarstagande företagsfilosofi är vi övertygade om att situationer med missförhållanden och allvarliga händelser kan förebyggas.
Mål och syfte
Syfte och mål med denna policy är att Pelmatics medarbetare ska känna sig trygga och veta att de kan rapportera missförhållanden och allvarliga händelser som rör företaget utan rädsla för negativa konsekvenser. Företagets anställda ska känna att deras anmälningar som görs enligt denna visselblåsarpolicy blir tagna på allvar samt att de hanteras professionellt och konfidentiellt.
Riktlinjer
Anställda uppmanas att rapportera alla missförhållanden och allvarliga händelser som de uppfattar som överträdelser av lagar eller policys till sin chef. Om chefen är inblandad i ärendet eller om chefen inte kan eller inte har hanterat frågan på ett tillfredsställande sätt, bör anställda rapportera till en högre chef eller inom ramen för företagets Visselblåsarfunktion.
Pelmatic anser att följande punkter är exempel på missförhållanden och allvarliga händelser som bör rapporteras:
– en kriminell handling har utförts, utförs eller riskerar att utföras.
– en person har inte följt gällande lag, följer inte gällande lag eller riskerar att inte följa gällande lag.
– brott mot vårduppdraget har begåtts, begås eller riskerar att begås.
– en anställds hälsa och säkerhet har blivit hotad, är hotad eller riskerar att bli hotad.
– en medarbetare har brutit mot, bryter mot eller riskerar att bryta mot företagets arbetsfilosofi och policys.
– arbetsmiljön har farit illa, far illa eller riskerar att fara illa.
– manipulation av redovisning eller finansiell data.
– ekonomisk brottslighet såsom givande och tagande av muta, bedrägeri och förfalskning.
– allvarliga former av diskriminering och trakasserier
– information om att någon av ovannämnda situationer medvetet undanhålls.
Policyn täcker inte angelägenheter så som missnöje med lön, upplevelse av orättvist ledarskap, ineffektiva system eller brist i återkoppling angående utförande av arbetsuppgifter. Anställda som önskar ta upp frågor inom dessa områden ska i första hand vända sig till sin närmaste chef eller till HR.
Förutsatt att misstankar om misskötsel, oaktsamhet eller brister på arbetsplatsen är rapporterade i god tro och inte av illvilja eller för personlig vinning, samt att det finns goda skäl att anta att ärendet är relevant och den anställde har följt rutinerna för rapportering, kommer ärendet att hanteras enligt följande:
– Om den anställde vill vara anonym kommer den anställdes identitet inte att avslöjas, om det inte är nödvändigt för vidare utredning eller om lagen kräver det.
– Den anställde kommer inte utsättas för några trakasserier eller disciplinära åtgärder från företaget som ett resultat av att han eller hon rapporterat ett missförhållande.
– Så långt som möjligt kommer bevis som kan härledas till den anställde att hållas sekretessbelagda.
Anställda ska rapportera sina misstankar om misskötsel till närmaste chef. Det kan finnas situationer när den anställde inte har möjlighet att tala med sin närmsta chef och vid sådana tillfällen ska den anställde i första hand vända sig till Visselblåsarfunktionen som består av affärschef, ekonomichef och marknadschef
Som anställd kan man lämna en muntlig och/eller skriftlig anmälan. Representant från Visselblåsarfunktionen kommer att be den anställde att skriva ner sin rapport efter första samtalet. De kommer att bekräfta den skriftliga anmälan och följa upp ärendet.
Om en anställd är missnöjd med hur ett ärende hanterats eller känner att det är omöjligt att ta upp ett specifikt ärende med någon i Visselblåsarfunktionen ska den anställde vända sig till företagets styrelse.
Företaget är skyldigt att undersöka och hantera alla anmälningar rättvist, snabbt och konfidentiellt så långt det är möjligt. En inledande undersökning genomförs för att besluta om det finns grund för att fortsätta undersökningen eller om det saknas grund för att fortsätta undersökningen på grund av att anmälan exempelvis är baserad på felaktig information.
Även om anmälan som görs under den här policyn riskerar att innehålla mycket känslig och konfidentiell information uppmanar Pelmatic alltid den som visselblåser att inte agera anonymt.
När en anmälan anses riktig enligt de riktlinjer som anges ovan kan företaget agera enligt ett eller flera av följande alternativ:
– Ärendet remitteras till styrelsen.
– Ärendet remitteras till lämplig extern myndighet.
– Ärendet rapporteras till polisen.
Om en anställd, efter att ha följt samtliga steg i visselblåsarpolicyn, fortfarande känner sig missnöjd med resultatet, kan den anställde under sekretess vända sig till en extern myndighet. Om en anställd beslutar att ta detta steg är han/hon skyldig att informera företagets VD minst sju dagar innan myndigheten kontaktas.
Ansvar
Företagets chefer ansvarar för att alla anställda inom företaget är fortrogna med företagets visselblåspolicy, men det ligger på individens ansvar att följa den.
Rapportering
När du visselblåser uppmanas du att använda framtagen larmrapport som finns uppladdad på Kontek. Larmrapporten ska rapporteras till närmaste chef via följande alternativ:
– Centuri (Pelmatics avvikelserapporteringssystem)
– Email
– Internt möte som dokumenteras
– Brev via postgång om den anställde önskar att vara anonym.
När den anställde inte har möjlighet att tala med sin närmsta chef ska den anställde i första hand vända sig till Visselblåsarfunktionen som består av marknadschef, ekonomichef och affärschef.
Väljer du att vara anonym kommer ingen inom företaget att efterforska anmälarens identitet. Det är viktigt att du som anmäler har ärliga avsikter med anmälan. Det är inte tillåtet att medvetet sprida falska rykten eller på annat sätt trakassera en medarbetare. Väljer du som anmäler att tala om din identitet, kommer identiteten inte att röjas för den som anmäls.
Kontakt
Visselblåsarfunktionen som består av affärschef, ekonomichef, marknadschef och HR-chef och går att kontakta på telefon eller epost.
Telefon: 0455-68 79 00
Maja Sturkman, Affärschef:
maja.sturkman@pelmatic.se
Jennie Karlsson, Ekonomichef:
jennie.karlsson@pelmatic.se
Annie Ohlsson, Marknadschef:
annie.ohlsson@pelmatic.se
Frida Walthersson, HR-chef, Achima Care (extern):
frida.walthersson@achima.se
Klicka här för att hämta larmrapporten.
